Mitarbeiter funktionieren lediglich als «Rädchen im Getriebe». Dieses Vorgehen löst in den meisten Fällen jedoch Widerstand aus und führt dazu, dass sich die Betroffenen verletzt fühlen. Auf der anderen Seite steht der Ansatz von Kurt Lewin, welcher die Betroffenen zu Beteiligten macht und den Bottom-up-Prozess verfolgt. Durch die aktive Partizipation soll die Akzeptanz für die Veränderung gesteigert und der Widerstand reduziert werden. In der Theorie gibt es viele Modelle, dabei sollte unbedingt berücksichtigt werden, dass der Verlauf eines Wandels in der Praxis selten geradlinig nach Modell verläuft.

Kurt Lewin entwickelte ein einfaches Modell, welches drei Phasen beinhaltet: «Auftauen», «Verändern» und «Stabilisieren» (in Anlehnung an Kurt Lewin, 1963). In diese drei Phasen lassen sich die Theorie nach Kotter wunderbar einfügen und eine praxistaugliche Checkliste ableiten.

In der ersten Phase «Auftauen» wird auf die Abweichung zwischen den bestehenden und den neu angestrebten Verhaltensweisen hingewiesen und so die Motivation zur Veränderung erläutert. Widerstände gegenüber dem Veränderungsprozess sollen in dieser Phase beseitigt werden. Durch die Diagnose der Ist-Situation und dem Festlegen eines Kontrakts werden wichtige Grundsteine für die späteren Phasen gelegt.

1. Ein Gefühl für die Dringlichkeit erzeugen

• Markt- und Wettbewerbsuntersuchungen zur Identifikation des Veränderungsbedarfs
• Identifikation und Diskussion von Gefahren und möglichen Chancen

2. Eine Führungskoalition aufbauen

• Gruppenzusammenstellung mit entsprechenden Kompetenzen, um den Wandel durchzuführen
• Motivation der Gruppe zur Teamarbeit

In der zweiten Phase «Verändern» werden neue Konzepte, Verhaltensweisen, Werte und Einstellungen durch konkrete Veränderungen an den Strukturen und Prozessen einer Organisation etabliert. Durch die hierarchieübergreifende Beteiligung der Organisationsmitglieder und die Definition einer gemeinsamen Vision und Ziele werden die Betroffenen zur aktiven Partizipation ermutigt. In dieser Phase werden konkrete Massnahmen und Implementierungsschritte konzipiert, kommuniziert und umgesetzt.

3. Vision und Strategie entwickeln

• Richtungsweisende Vision schaffen und Strategien zur Umsetzung entwickeln

4. Vision des Wandels kommunizieren

• Kommunikation der neuen Vision und Strategie
• Führungskoalition lebt die Vision vor

5. Mitarbeiter befähigen

• Hindernisse beseitigen und zur Risikobereitschaft und ungewöhnlichen Ideen, Aktivitäten und Handlungen ermutigen

6. Schnelle Erfolge erzielen

• Sichtbare Leistungsverbesserungen oder «Erfolge» planen und erreichen
• An den Erfolgen beteiligte Mitarbeiter anerkennen und auszeichnen

7. Erfolge konsolidieren und weitere Veränderungen einleiten

• Systeme oder Strukturen ändern, sodass sie der Vision des Wandels entsprechen
• Rekrutierung, Beförderung oder Entwicklung für den Wandel geeignete Mitarbeiter

In der dritten Phase «Stabilisieren» werden die Veränderungen im Unternehmen integriert, stabilisiert und generalisiert. Bestandteile dieser Phase ist es die Prozesse und Ergebnisse sowie die Evaluation und Dokumentation kritisch zu reflektieren. Ziel der letzten Phase ist es, den Veränderungsprozess nachhaltig im Unternehmen zu verankern.

8. Neue Ansätze in der Kultur verankern

• Beziehung zwischen neuem Verhalten und Unternehmenserfolg herstellen
• Massnahmen entwickeln, die Führungsentwicklung und -nachfolge sicherstellen

Während eines Veränderungsprozesses ist es wichtig, neben destabilisierenden Elementen auch immer wieder stabilisierende Elemente bewusst einzusetzen. 

Destabilisierend wirken beispielsweise das Durchbrechen von betriebsinternen Ritualen oder das Verändern von Symbolen (siehe auch Unternehmenskultur). Auch Informationsstopps oder eine Informationsflut kann destabilisierend wirken und führen bei den Beteiligten zu einem hohen Erregungsniveau, was sich langfristig, ohne Stabilisierungsmassnahmen, gesundheitsschädigend auswirken kann. 

Stabilisierende Massnahmen sind beispielsweise der Aufbau von neuen Regelsystemen, die Etablierung von Sprachmustern und Symbolen, das konstante Verhalten wichtiger Akteure sowie die Entwicklung einer gemeinsamen Vision und Identität.